「基幹システムの説明書を作ってほしい」
課題はなんだろう？

ご依頼は「事業で使用している賃貸管理システムの取扱説明書を制作してほしい」ということでした。
不動産賃貸に特化したそのシステムは、導入企業に応じてカスタマイズされます。
その為、取扱説明書がなく、新人教育や引継ぎがとても困難でした。

ご提案
「総合的な業務マニュアルをつくりませんか？」

賃貸管理に特化したシステムなのでその機能は非常に専門的です。
業務内容をお聞きすると、入力内容やタイミングは賃貸管理業務の実作業と相互に関わりあっており、
業務全体を俯瞰して見た時に非常に複雑な印象がありました。
果たしてシステムの取扱説明書だけで、お客さまが抱えている課題が解決するのか疑問が残ります。

「システムの操作手順と実務の流れを総合的に説明する業務マニュアルをつくりませんか？」

システムとは、デジタル化した情報を複数の業務に活用して、事務作業を省力化し、人的ミスを減少させるためのツールです。
業務の流れの一部として使用する道具でしかありません。
賃貸管理業務に詳しい熟練者だけを対象にするなら取扱説明書で十分だったでしょう。
しかし、せっかくコストをかけてゼロからマニュアルを作るのなら、
新人でもそのマニュアルを見ながらであれば業務をこなせる、
そんなマニュアルを作ってはどうでしょうとご提案いたしました。

制作のキモ
ヒアリングと言語化

制作のほとんどの時間をヒアリングと言語化に費やしております。
新人でもマニュアルを見ながら業務をこなせるように、
手順をできるだけ細かく分けて言語化することを心がけて原稿を作成いたしました。

ヒアリング→言語化→担当者さまによる校正、その繰り返しを、とにかく丁寧にじっくりと取り組みました。
不動産業のお仕事は初めてでしたので、様々なことを教えていただきながらの作業となりました。

導入後はマニュアルを社内で改訂したいとのご要望から、Microsoft Wordで編集しております。
スタイル機能を活用し、目次や相互参照によるリンク、社内共有サーバーのアドレスにもリンクを設定し、PDFでの運用が便利になるように設計しています。

システム管理部が担う重要な5つの業務、
「請求管理業務」「入金管理業務」「送金管理業務」「新規契約業務」「解約業務」の5冊の業務マニュアルを制作いたしました。
ご担当者の校正の他、実際に現場で使ってもらう検証期間を設け、内容を精査いただき、
全５冊、実に１年以上をかけて運用開始にいたりました。

仕様：

A4サイズ / フルカラー / データ納品（PDF、Wordファイル）

請求管理業務：51ページ
入金管理業務：39ページ
送金管理業務：37ページ
新規契約業務：23ページ
解約業務：13ページ

近藤プロパティ株式会社

https://www.kondoproperty.co.jp

2025年11月 制作